החלום ושברו

פרק 1

החלום -

לרובנו יש חלום על הארגון שלנו - שנהיה כמו "מכונה" לניהול פרויקטים, כזו המשתפרת כל הזמן ומייצרת פרויקטים מוצלחים - מרוויחים, עומדים בזמנים, בנויים איכות, עם עובדים בטוחים, עם חווית שרות נהדרת ולקוחות מרוצים.

הארגון הזה יכול להיות הפרויקט שלי כמנהל פרויקט, הפרויקטים שלי כמנהל אזור, או הפרויקטים של החברה כולה.

המציאות -

המציאות היא כמעט החלום ושברו - קשה ורחוקה מהחלום.

המצב השכיח הוא שלא עומדים בלוחות הזמנים, חורגים מתקציבים, מתעוררות בעיות איכות בביצוע, חוסר סדר, יותר מדי מריבות. אין שקט, עוסקים במשברים מרבית היום. משריפה לשריפה. אם נרצה להיות יותר עדינים ומדויקים, נאמר שמרחב ההשתפרות שלנו גדול מאוד מאוד.

זוהי מציאות מטרידה. קודם כל כי אנו פוגעים באיכות חיינו. אחר כך כי נפגעות התוצאות העסקיות שלנו.

למה מטריד? כיוון שעל אף שאנו רוצים בטוב, שקיימות חברות טובות ואנשים טובים בענף- יוצא לנו פחות מדי טוב. כנראה שישנה בעיית שורש שאנו לא מצליחים לפותרה.

לתפיסתי, הבעיה נחלקת לשלושה נושאים עיקריים:

1. בעיית ניהול

חסרה תרבות של ניהול, של תכנון, של בקרה, של למידה. חסרה תרבות של תקשורת ותיאום, של כבוד אחד לשני. זו כמעט הבעיה כולה, כיוון שהכל מתחיל ונגמר בניהול.

2. בעיית שיטה ומשמעת

אין שיטה, ואם היא קיימת, אז לא מיישמים אותה, אין משמעת. בפועל, התנועה בתוך תהליך הפרויקט נעשית בצורה לא סדורה, אמנם כמיטב יכולתם, אבל כאשר הדרך לא חדה וברורה, משאבים ואנרגיה הולכים לאיבוד. במקום שכולם נעים בתהליך חד וברור, פעם אחת וטוב, אנו עושים מספר פעמים עד שמצליח, זה עולה הרבה כסף וזמן.

3. בעיית ידע ומקצועיות

צריך לדעת לבנות בניין, זה מקצוע. המידע שמועבר בעל פה בכל פרויקט הוא עצום. המציאות בשטח שעובדים וקבלנים מתחלפים בתדירות גבוהה. אנחנו סוג של תחנת רכבת. מגיע עובד חדש - לומד את הפרויקט - עוזב את הפרויקט. כל עובד כזה לוקח עמו ידע רב שלא שמור בשום מקום. העובד החדש לא נחפף כהלכה לא עובר תהליכי טרום ביצוע חוזרים והתקלות חוגגות. המציאות הזו של תחלופה שוחקת ומחלישה אותנו. אנו עוסקים בכיבוי שריפות ומטפלים בתקלות כל הזמן, העומס עולה ואנו חיים במעגל שלילי אשר מזין את עצמו ומעצים את בעיות השורש - חוסר בשיטה, ידע וניהול.

את חלל הסדר והארגון תופס העומס, אי הסדר ותקלות. אפשר להגדיר את הבעיה באופן נוסף, אשר מבטא את אותם דברים רק במילים אחרות - היעדר אינטימיות ואינטנסיביות ניהולית.

אינטימיות - הכרת הפרטים הקטנים כדי שההחלטות יהיו נכונות

אינטנסיביות - לגרום לדברים לקרות כלומר דחיפה קדימה, בדיקה, תיאום.

אנו לא מחזיקים את הביצוע מספיק חזק, לא יודעים בדיוק מה קורה היכן, בטח בפרויקטים גדולים. לא מצליחים לייצר אינטנסיביות ניהולית שגורמת לדברים לקרות. השחיקה מביאה לא אחת למצב בו המציאות מנהלת אותנו במקום שאנו ננהל אותה.

איך שלא נתאר זאת, כל אחד יתחבר למילותיו, הבנת שורש הבעיה הוא תנאי הכרחי לפתרונה. כאמור, בעיית השורש הינה חוסר בשיטה, ידע וניהול.

אז מדוע אנו לא מצליחים לפתורה ופשוט לייצר שיטה ידע וניהול?

אם נשאל שאלה זו את מנהלי החברות, ננחש שנקבל את התשובות הבאות:

> כי אין לנו את הידע כיצד לעשות זאת והיכן ניתן להשיגו,

> כי לא באמת ניסינו לייצר שיטה,

> כי נדרשת משמעת ועבודה קשה לייצר שיטה ואף לקיימה,

> כי האנשים מתחלפים כל הזמן והתעייפנו מלחנך מחדש,

> כי קיים עומס ובעיות שוטפות ואין זמן לבנות שיטה וארגון,

> כי יישום שיטה הינו מורכב וקשה,

> כי אנחנו אנשי בניין, יש לנו בעיות קשב וריכוז, אנחנו לא יכולים לעבוד אחרת,

> כי אני לא מאמין בניהול, תכנון, תהליכים, תוכנות. אני נמצא בשטח שולט בדברים והכל טוב. כן, חלק חושבים שהכל טוב, שמרוויחים מספיק ולא רוצים לעשות מאמץ כדי להרוויח הרבה יותר. לגיטימי לחלוטין.

האמת שאלו סיבות נכונות המעצבות את המציאות בפרויקטים.

לגיטימי מאוד להגיד מה שקורה עכשיו מספיק טוב ואני לא רוצה לעבוד קשה יותר בשביל להרוויח יותר, כדי לבנות מוניטין טוב יותר, כדי לעמוד בלוח הזמנים, לבנות באיכות גבוהה יותר.

אבל, מי שרוצה לעשות יותר טוב ומאמין שאפשר - יש לנו שיטה פשוטה שמאפשרת לדברים לקרות ולהתגבר על בעיית השורש. דברו אתנו. נשמח לעזור.